Managers, aidez vos équipes à repenser leur organisation hybride !

Soraya

En cette période de crise sanitaire, le télétravail se renforce et le fonctionnement hybride des équipes devient courant. Certaines entreprises mettent en place un système de roulement et certains collaborateurs sont amenés à ne plus se voir durant de longues périodes.

Bien sûr, nous avons collectivement appris à travailler dans de telles conditions, nous sommes outillés, équipés mais je m’interroge toujours sur les risques à ne pas se voir dans une équipe. Je pense à l’isolement, la perte de sens, la perte d’information mais surtout à la perte du non verbal qui peut altérer la qualité de la relation.

En effet, il est connu que le langage du corps, le ton de la voix et plusieurs autres facteurs non-verbaux et para-verbaux entrent en jeu dans le champ de la communication interpersonnelle. J’ai d’ailleurs rencontré de nombreux managers qui se sentaient démunis, n’ayant plus accès à ces informations qui aident à décrypter certains messages et permettent d’agir en conséquence.

J’aimerais vous partager un outil pour proposer à vos équipes de repenser leur organisation afin d’identifier les évènements incontournables à faire en présentiel et découvrir les pratiques à mettre en place pour assurer les interactions à distance.

La démarche 

Ce travail peut être réalisé sous forme d’atelier avec l’ensemble de l’équipe. Il se découpe en 4 temps.

1ere étape : Mise en situation

Afin de mieux percevoir les impacts du non-verbal dans une communication, voici un petit jeu de rôles intitulé “Communic’Action” que vous pouvez proposer en guise d’introduction.

2ème étape : Liste des évènements

A cette étape, l’objectif est de lister tous les points de contact de l’équipe, toutes les réunions, moments d’échanges (point équipe, rituels agiles, ateliers de travail, etc..). Vous pouvez utiliser un outil collaboratif pour cet exercice (Klaxoon, Miro, …) ou alors avec de simples post-it si vous êtes en présentiel.

3ème étape : Matrice

Placer ces évènements sur une matrice en fonction de 2 critères : est-ce un travail collectif ou individuel et est-ce la relation ou la production qui est importante?

Le positionnement des évènements dans la matrice est différent d’une équipe à l’autre selon son niveau de maturité, son domaine d’activité, etc. Il est donc important de construire votre propre matrice.

4ème étape : Quadrant

En fonction du positionnement sur la matrice, le quadrant ci-dessous permet de catégoriser les évènements de l’équipe et d’identifier ainsi s’ils doivent être faits de préférence en  :

  • mode présentiel (zone jaune)
  • mode présentiel ou mixte (zone rouge)
  • plutôt à distance (zone verte)
  • tous modes possibles (zone bleue)

Un autre élément me semblait important à aborder, qui ne figure pas sur quadrant, qui est en lien avec cette interrogation : quand on est contraint de travailler à distance, comment compenser la perte d’informations non verbales ?

Pour cela, je propose 3 pratiques à instaurer dans l’équipe selon la nature des évènements :

  • Niko Niko : pour connaître l’état d’esprit de chacun avant de démarrer une réunion.
  • ROTI (Return On Time Invested) : pour recueillir les impressions de chacun après la session, à chaud.
  • Feedback : pour partager/recueillir les impressions après la session, à froid (à la demande).

Le quadrant présenté doit être vu comme un outil d’aide à la décision. L’important est le dialogue qu’il va générer dans l’équipe et les choix communs qui vont en découler.

Les résultats observés

Pour avoir testé cet atelier sur plusieurs équipes ces derniers temps, je vous partage les quelques résultats observés :

  • Optimisation des réunions : après avoir listé tous les évènements à l’étape 2, certaines équipes se rendent compte du nombre important de réunions et décident d’en arrêter ou au minima de clarifier les objectifs de certaines.
  • Revue du planning d’équipe : à la suite de l’exercice, certaines équipes décident de revoir leur planning et de répartir différemment les jours de télétravail pour garder une journée ou toute l’équipe est en présentiel et ils en profitent pour organiser les évènements de la « zone jaune » du quadrant.
  • Réorganisation globale : d’autres équipes ont eu un besoin de changer plus profondément  leur organisation, de tirer des enseignements de la période de confinement et d’ainsi repenser totalement leur façon de fonctionner (outillage, rituels, équipement, etc..)
  • Cohésion et sérénité : en (re)définissant clairement les règles, les équipes se sentent généralement libérées et sécurisées. Les journées en présentielles deviennent un moment de partage et de retrouvailles qui améliorent la cohésion globale du groupe.
  • Caméra ou pas caméra ?! : ce sujet est parfois sensible dans certaines équipes. L’activation de la caméra lors des réunions n’est pas systématique. Le fait d’avoir mis en avant les évènements ou la relation (à travers le non verbal) est importante permet de savoir quand cela est vraiment nécessaire et permet de déculpabiliser ceux qui ne souhaitent pas la mettre systématiquement (même si nous recommandons de mettre la caméra le plus souvent possible !)

Si vous souhaitez en savoir plus sur cet atelier ou le management dans une configuration hybride, n’hésitez pas à laisser vos commentaires !

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